Uno de los factores que desde siempre han sido
claves para toda empresa, es el proceso de toma de decisiones basado en una
adecuada administración de la información. Hoy en día, el elemento
diferenciador entre empresas supervivientes y sobrevivientes, radica en el
aprovechamiento de los recursos que la tecnología ofrece, y la manera en que
dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones, todos ellos
relacionados con la manipulación de datos para proveer información clara,
precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y
acertada. La toma de decisiones es una actividad crítica dentro de las
organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el éxito que
en un momento dado, la organización pueda alcanzar. Actualmente las empresas y
organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en detectar áreas de mejora
que les permitan optimizar su desempeño, con la finalidad de mantenerse en el
nivel competitivo deseado. Uno de los aspectos que mayor importancia refleja
hace referencia al uso de la información dentro de la empresa, de tal manera
que a través de su eficiente administración sea posible la toma de decisiones
certera y oportuna, que la conduzcan a alcanzar las metas y objetivos
planteados.
Uno de los factores que influyen para que el
proceso de la administración de la información se lleve a cabo de manera
adecuada, es el uso de herramientas tecnológicas que nos proporcionen el
soporte necesario para agilizar esos procesos, y como consecuencia de ello, un
incremento en el desempeño dentro de la empresa, así como también una reducción
de costos en la misma.
Dentro de dichos instrumentos tecnológicos, se
encuentran los programas o software, así como también la infraestructura física
necesaria para soportar los programas. Un software se refiere a "las
instrucciones electrónicas que van a indicar al ordenador que es lo que tiene
que hacer. También se puede decir que son los programas usados para dirigir las
funciones de un sistema de computación o un hardware" (1)
Cada software desarrolla funciones específicas
dentro de una diversa gama de aplicaciones, y sin duda alguna uno de los
programas que mayor utilidad representan dentro de una empresa, son los
denominados Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS). "Las herramientas DSS
se pueden definir como un sistema integrado de planificación y tratamiento de
la información que incorpora la habilidad de interrogar al sistema de
información de la empresa en una forma determinada, analizar la información
obtenida y predecir, con base a unos modelos determinados, el impacto de las
futuras decisiones antes de llevarlas a la práctica. Normalmente se trata de
conjuntos integrados de programas (cálculos estadísticos, consultas de bases de
datos, modelización, programación matemática, etc.) que pueden compartir los
mismos datos e informaciones (tanto de fuentes internas como externas)"
(2)
De esta manera, la toma de decisiones se convierte
en una variable crítica de éxito dentro de las empresas, y es aqui donde radica
la importancia de un DSS. "En la actualidad los sistemas de información
juegan un papel fundamental para el éxito de las empresas. Es un gran reto el
que una organización pueda tener controladas las variables de planeación,
organización, control y dirección de la empresa. Para poder tener un control de
las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan llevar a la
organización en la dirección deseada." (3)
Como se puede ver, el sistema de soporte a la
decisión es la base a través de la cual se podrán delinear planes y estrategias
para la empresa, ya que proporcionará al tomador de decisión los instrumentos
necesarios para direccionar los esfuerzos hacia un objetivo o fin común.
Los DSS pueden ser implementados para dar soporte a
un área específica dentro de la empresa, o bien puede ser diseñado para que uno
solo de ellos proporcione soporte a diversas áreas. A través de un sistema de
soporte a la decisión, se pueden obtener los siguientes beneficios,
relacionados a cada área de la empresa: "En el área administrativa para
tomar decisiones basadas en análisis financieros, análisis de costos y en otros
análisis realizados con respecto de información contable o administrativo. En
el área de producción para tomar decisiones basadas en información relevante a
costos de producción, asignación de recursos de producción, programación de
itinerarios y control de niveles de inventarios. Y por último, en el área de
ventas se aplican estos sistemas para la toma de decisiones en cuanto a
campañas publicitarias, planeación de la mercadotecnia y soporte a la
venta" (4)
Tomando en cuenta lo anteriormente expuesto, un DSS
es capaz de propiciar diversos factores, todos ellos con un alto grado de
importancia para la entidad: una reducción de costos dentro de la empresa,
agilización de procesos dentro de cada área de la organización, optimización
del servicio proporcionado a clientes y proveedores, entre otros, y partiendo
de ellos es posible establecer una ventaja competitiva importante con respecto
a sus competidores directos dentro del mercado.
Hoy en día, las aplicaciones y diversos tipos de
software a la medida se han convertido en la base tecnológica de las empresas
modernas. Sin embargo, como toda nueva herramienta, el diseño de la estrategia
así como la estandarización de procesos que permitan aprovechar al máximo estas
modernas tecnologías dependen de la asesoría de un consultor experto en el
desarrollo de este tipo de sistemas. Desde actualizar su imagen corporativa
para hacerla atractiva e impactante, generar contenidos inteligentes hasta el
desarrollo de sistemas y software para empresas.
Invertir en sistemas y software para empresas es
invertir en eficiencia, ya que los beneficios que puede tener con este tipo de
tecnologías digitales pueden no sólo mejorar sus procesos sino incrementar el
desarrollo y los alcances de su empresa. Si se tiene un negocio referente a productos,
un sistema puede no sólo auto administrar la atención al cliente sino también
la parte de logística referente a inventarios, pedidos y envío de mercancía. A
partir de un registro de usuarios, el sistema genera una base de datos que le
brinda el beneficio de saber cuántos clientes tiene hasta la fecha, definiendo
en cada uno de ellos su perfil, como su historial de compra (para el manejo de
descuentos por ser cliente frecuente) o datos que pueden ser de utilidad
(cumpleaños, aniversario) para generar una buena relación cliente-empresa,
enviando correos electrónicos a las cuentas de los usuarios para felicitarlos,
enviarles la oferta del mes o para resolver sus dudas o contestar sus
comentarios.
Un sistema permite crear una comunidad donde puede
tener a sus clientes frecuentes en una sección VIP, por ejemplo, o crear un
foro o Chat que responda las preguntas más frecuentes que tienen los usuarios
sobre sus productos, siendo este tipo de secciones ideales para anunciar el
lanzamiento de una nueva línea de artículos o noticias relacionadas a su
negocio. Después de analizar, se crea un estándar de reglas que debe cumplir o
llevar un software, en general se desarrolla para usted la plataforma ideal
para su negocio, ya sea desarrollo de mapas geográficos, sistema de
reservaciones on line, sistemas de gestión, motor de bienes raíces, outsourcing
de programadores, software a la medida, sistema bolsa de trabajo, administrador
de contenidos, carrito de compras, cotizador, inventarios en línea, renta de
tienda en línea, registro de usuarios, posicionamiento web (SEP, SEO),
optimización de sitios, servidores, aplicación server provider, AJAX, SQL
server, Visual Studio, entre otras alternativas.
Se
desarrolla a demás sistemas y
software para empresas que trabajen por usted. La parte de logística es uno de
los más atractivos beneficios del desarrollo de un sistema a la medida porque
ahorra tiempo, dinero y mejora la eficiencia. Su valor radica en la
estandarización y automatización que realiza en los procesos de su empresa.
Un sistema puede realizar de forma automática una
cotización, calculando por usted el número de piezas que le indique, realizando
el descuento o brindarle el dato actualizado del cambio de moneda después de
conectarse a internet. Procesos que antes se realizaban manualmente, el sistema
puede realizarlos analizando grandes cantidades de información y entregando, a
través de reportes especializados, datos sintetizados que le sirvan para la
toma de decisiones.
Una aplicación dentro del desarrollo de sistemas y
software para empresas que sin duda ha sido de gran utilidad para empresas,
industrias, inclusive oficinas de gobierno y parte del sector científico, son
las aplicaciones para dispositivos móviles. Hoy en día, usted puede hacer su
oficina móvil sin la necesidad de cargar una laptop, aprovechando cualquier
oportunidad de negocio que se le presente haciendo uso de una pocket PC o un
Smart Phone
